Imagine por un momento que en su oficina recibe una petición para encontrar un documento en concreto, y en los armarios y archivadores se encuentran cientos o miles de documentos, papeles, registros, etc., muchos de los cuales pueden estar duplicados, dañados e incluso irreconocibles.
¿Cuán seguro está de poder encontrar dicho documento?
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Pasar al formato digital supone una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible para todos, ahorrando tiempo, espacio y recursos.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos?
La conservación de los documentos queda asegurada, evitando su exposición a riesgos de pérdida o deterioro.
Permite acceder a los documentos en cualquier momento a través de los diferentes medios digitales. Además, un documento determinado podrá ser consultado por más de una persona a la vez.
Optimización del espacio. La reducción del espacio ocupado por los documentos acumulados durante años será considerable gracias a la digitalización.
Permite gestionar los permisos concedidos para acceder a cada documento, restringiendo el acceso solo a personas autorizadas.
¿Qué hacemos en Efile?
En Efile, una división de Grupo Entregas, ofrecemos el procesamiento físico, custodia, escaneo, indexación y almacenamiento en la nube de sus documentos o correspondencia. Además incorporamos herramientas de nuestra cartera de logística que proporcionan trazabilidad y distribución física, junto con otros valores agregados:
Digitalización de Documentos
- Servicios integrados de digitalización
Optimice sus procesos de digitalización para obtener mayor productividad. Efile le ofrece: levantamiento de procesos, flujogramas por etapas con el detalle requerido y análisis de tiempos y movimientos para garantizar la productividad. - Respaldo efectivo de documentación, con seguridad contra pérdidas naturales y/o robo
Administración, acceso y consulta de la documentación física en forma de imágenes digitales, con acceso inmediato a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento: repositorio digital de los documentos, escaneo inmediato y Web Service con los sistemas core para actualización inmediata de la información de archivo. - Ordenamiento y clasificación de documentación
Mantenga un orden de sus documentos y optimice su espacio de almacenamiento. - Aplicativo móvil de fácil uso y amigable con el usuario
Acceda, cargue y descargue su documentación desde cualquier dispositivo electrónico de forma sencilla y en cualquier momento y lugar.
Bodegaje de Documentos - Resguardo de documentación sensible
Custodia total para la documentación, restringiendo accesos no autorizados. - Ambiente seguro para su información
Seguridad electrónica garantizada a través de sistemas de alarmas, circuito cerrado de TV monitoreado las 24 horas y 7 días de la semana, controles de acceso y control de temperatura y humedad. - Sistema de inventarios
El contenido y la ubicación de los documentos disponibles remotamente en tiempo real. - Servicio de mensajería
Entrega y recolección de documentos en los plazos requeridos. - Depuración de información activa y pasiva en función de la legislación actual
Discriminación con informes de depuración que incluye destrucción parcial o completa del archivo pasivo bajo certificaciones ambientales.
Cada cliente es diferente y por ello nuestras soluciones son adaptables. El equipo de Efile analizará sus necesidades y le presentará una propuesta para mejorar el tiempo, la logística y el almacenaje de sus documentos. Solicite una evaluación gratuita hoy al teléfono 1800.033.339 o al email infoefile@entregas.ec
